Verwaltung.modern

Nachdem im August 1997 das erste Kostenrechnungshandbuch der Bundesverwaltung erschienen ist, wurde im Oktober 2006 eine aktualisierte Version veröffentlicht.

1 Ziele, Grundlagen und Prinzipien der Kosten-und Leistungsrechnung

Das erste Kapitel beginnt mit der Notwendigkeit einer Kostenrechnung in der Bundesverwaltung. Gemäû § 7 Abs. 3 der Bundeshaushaltsordnung ist in geeigneten Bereichen eine Kosten-und Leistungsrechnung einzuführen. Dabei wird betont, dass die KLR die bestehende Kameralistik durch Informationen über die Effizienz und die Effektivität des Verwaltungshandelns ergänzen soll. Im Anschluss erfolgt die Darstellung der bekannten Ziele der Kosten-und Leistungsrechnung (z. B. die Stärkung des wirtschaftlichen Handelns, die Schaffung von Kostentransparenz, Schaffung von Grundlagen für Benchmarking usw.). Von besonderem Interesse ist der Hinweis, dass bisher kein Bereich in der Bundesverwaltung identifiziert werden konnte, der sich als ungeeignet für eine Kostenrechnung erweist.
In den weiteren Ausführungen erfolgt eine Darstellung der Teilgebiete des Rechnungswesens (externes und internes Rechnungswesen) sowie eine detaillierte Auflistung der Grundbegriffe des Rechnungswesens (Auszahlungen/Einzahlungen, Ausgaben/Einnahmen etc.). Eine knappe Darstellung der Systeme der Kostenrechnung schlieût sich an. In einigen kurzen Sätzen werden die einzelnen Systeme (Istkosten-, Teilkosten-, Plankostenrechnung) erläutert.
Die Bundesverwaltung hat ihre Fachaufgaben typologisiert. Wesentliche Merkmale dieser Aufgabentypologisierung sind dabei:

• Tätigkeitsstruktur
• Wettbewerbsumfeld
• Entgeltorientierung

Diese drei Merkmale werden dann weiter unterteilt.
Anhand der Aufgabenschwerpunkte und der einzelnen Typologisierungsmerkmale soll den einzelnen Bundesbehörden eine Hilfestellung zur Auswahl des jeweiligen Systems der Kostenrechnung gegeben werden.
Ein eigenes Kapitel widmet sich dem IT-Einsatz in der Kosten-und Leistungsrechnung. Einzelne Ressorts haben bereits ihre Entscheidung getroffen. So kommen SAP und M1 der Firma Mach zum Einsatz. Die Kriterien für die IT-Unterstützung werden detailliert dargestellt. Dabei wird auch auf die Möglichkeiten der Auswertung von kostenrechnerischen Information hingewiesen.

Anschlieûend erfolgt eine Beschreibung des Einführungsprozesses der Kosten-und Leistungsrechnung. Es wird eine mehrstufige Projektorganisation mit temporären Arbeitsgruppen vorgeschlagen. Ein beispielhafter Projektplan mit insgesamt 25 Projektschritten ergänzt diese Ausführungen. Es schlieût sich je ein Kapitel über den Echtbetrieb nach der Einführung (Kostenstellenverantwortliche, Kontierung etc.) sowie über die organisatorische Anbindung der Kosten-und Leistungsrechnung an. Dabei ist auch auf die Schnittstellen zum behördlichen Controlling hinzuweisen. Es bleibt offen, ob ein zentrales oder dezentrales KLR/Controlling-Organisationssystem aufzubauen ist. Die Vor-und Nachteile dieser beiden Lösungen werden dargestellt.

2 Konzeption und Durchführung der Kosten-und Leistungsrechnung

Der zweite Teil über die Konzeption und Umsetzung einer Kosten- und Leistungsrechnung beginnt mit der Thematik Produkte und Produktbildung. Kostenträger, externe und interne Produkte werden erläutert. Dabei sollen grafische Darstellungen (Produktsteckbrief) die Bundesbehörden bei der Produktdefinition unterstützen. Auf der Basis der Produktinformationen sind dann Behördenvergleiche möglich. Bei den Erläuterungen zu den Erfassungs-und Bewertungsregeln geht es zunächst um den Aufbau einer Anlagenbuchhaltung. Angesprochen werden Anlage-/Umlaufvermögen, Inventur und Inventar, geringwertige Wirtschaftsgüter. Einen Schwerpunkt bilden die Ausführungen über die Abschreibungen. Da die Bundesverwaltung weiterhin kameralistisch bucht, widmet sich ein Unterkapitel der Abgrenzungsrechnung. Neben den kalkulatorischen Abschreibungen werden auch die kalkulatorische Zinsen, Wagnisse, Miete dargestellt.

Einen Schwerpunkt dieses zweiten Kapitels stellt die Darstellung der Kostenarten-, Kostenstellen- und der Kostenträgerrechnung dar. Bei
den Personalkosten als dem dominierenden Kostenblock der Bundesverwaltung steht die Zeiterfassung im Vordergrund der Kostenarten
rechnung. Mithilfe der Zeiterfassung geschieht die Verrechnung auf die Produkte, Projekte, Kostenstellen und ggf. die Prozesse.
Bei der Kostenstellenrechnung geht es um die Bildung und die Kategorien von Kostenstellen. Interessant ist der Hinweis auf sogenannte
“Managementkostenstellen”; also Kostenstellen, die die Kosten der Behördenleitung, von Planung und Koordination aufnehmen. Eine Checkliste zur Überprüfung der Plausibilität der gebildeten Kostenstellen vervollständigt dieses Kapitel.

Dann erfolgt die Darstellung der Kostenträgerrechnung. Der Schwerpunkt liegt auf der Produktkalkulation und damit auf den verschiedenen Kalkulationsverfahren. Auch die prozessorientierte Kalkulation wird kurz erläutert. Bei der Leistungsrechnung geht es um die Festlegung von Qualitätszielen für die Produkte der Verwaltung. Welche Qualitätsindikatoren sind auszuwählen zur Beurteilung des Verwaltungsoutputs? Die Indikatoren selbst müssen einer Plausibilitätsmessung unterzogen werden.

Das zweite Kapitel endet mit einigen Aussagen zur Überführungsrechnung. Da die Kostenrechnung als Ergänzung zur Haushaltsrechnung konzipiert und eingeführt wird (erweiterte Kameralistik), benötigt die Bundesverwaltung diese Überführungsrechnung, um das Ergebnis der Kostenrechnung in das Haushaltsergebnis zu überführen. Empfohlen wird ein Abgrenzungsbericht, der aufzeigt, wie man vom KLR-Ergebnis zum Haushaltsergebnis gelangt.

3 Anwendungsbereiche

Im dritten Teil geht das Handbuch auf die Anwendungsbereiche der Kosten- und Leistungsrechnung ein. Das sind zunächst die Preis- und Gebührenkalkulation. Für die Kostenträger sollen die Vollkosten ermittelt werden; dann sind die jeweiligen Schritte zur Gebühr bzw. zum Preis abzuleiten. Dies kann der Nutzen, der wirtschaftliche Wert oder eine sonstige Bedeutung für den Leistungsempfänger sein.
Die zweite wichtige Funktion der Kostenrechnung stellt die Bereitstellung von Daten für das Berichtswesen dar. Zum Aufbau eines Kostenberichtswesens sind dabei folgende Fragen zu beantworten:

• Wozu soll berichtet werden?
• Was soll berichtet werden?
• Wer soll an wen berichten?
• Wann soll berichtet werden?
• Wie soll berichtet werden?

Das Berichtswesen soll ziel- und empfängerorientiert aufgebaut sein. Dabei ist die Berichtshierarchie zu beachten; d. h. die verschiedenen Ebenen einer Einrichtung erhalten die für sie relevanten KLR-Informationen. Die Berichte bestehen aus monetären und nichtmonetären Kennzahlen. Ergänzt werden sie durch Indikatoren.

Die Kennzahlen können auch für ein Benchmarking genutzt werden. Dieses ist auch in der Bundesverwaltung durchführbar. Dabei kommt es jedoch auf die Aufgabeninhalte bzw. Aufgabentypologisierung an. Beispiele für mögliche Benchmarkingaktivitäten runden dieses Kapitel ab.
Die Bundesverwaltung beabsichtigt, den Aufbau einer zwischenbehördlichen Leistungsverrechnung. Leistungen, die eine Behörde an eine andere abgibt, sollen mit den dafür angefallenen Kosten in Rechnung gestellt werden. Im Handbuch werden die dafür erforderlichen Voraussetzungen beschrieben. Schließlich erfolgt noch eine kurze Beschreibung des Controllings.

4 Anlagen

Das Handbuch enthält sehr detaillierte Anlagen.
Anlage 1 besteht aus den Produktsteckbriefen für den allgemeinen Verwaltungsbereich. Jeder Produktsteckbrief beinhaltet die Produktcharakteristika, Kennzahlen für das Produkt und Qualitätskriterien für das Produkt.
Anlage 2 beinhaltet den Bund-Ländereinheitlichen Kontenrahmen (VKR).
Anlage 3 enthält einen Auszug “Mindeststandards für die Doppik” des Bund-Länder-Arbeitskreises.

Ein ausführliches Literaturverzeichnis in Anlage 4 gibt einen Überblick über die relevante KLR-Literatur der öffentlichen Verwaltung. Dieses wird durch eine Linkliste in Anlage 5 ergänzt. Ein detailliertes Glossar in Anlage 6 beschließt das für betriebswirtschaftlich orientierte Mitarbeiter sehr informative KLR-Handbuch der Bundesverwaltung.

Das Kostenrechnungshandbuch ist erschienen in der Vorschriftensammlung Bundesfinanzverwaltung – VSF – Stoffgebiet Haushaltsrecht; Abschnitt Kosten-und Leistungsrechnung – Ausgabe Okt. 2006.

Der Autor
Prof. Günter Stephan, Fachhochschule Kehl – Hochschule für öffentliche Verwaltung, lehrt die Fächer Öffentliche Betriebswirtschaftslehre, Controlling und Rechnungswesen