Verwaltung.modern

Was passiert in der öffentlichen Verwaltung?

Archiv des Themas Verwaltungmodern:

Fachprojekt Rathaus 4.0

von Dr. Siegfried Mauch und Fachprojektteam

Wie wird im Rathaus 4.0 gearbeitet? Diese Frage stellte sich eine Gruppe der Studierenden 2016/2017 im gleichnamigen Fachprojekt. Dabei stand Rathaus 4.0 zunächst nur für eine Metapher, angelehnt an vergleichbare Metaphern wie Industrie 4.0, Arbeiten 4.0, Staat 4.0 und Generation 4.0. Um die damit verbundenen Bilder zu konkretisieren, mussten zunächst umfangreiche Recherchen durchgeführt werden. Dazu wurden 16 Einzelthemen generiert und über ein Losverfahren zugeteilt. Die Erkenntnisse aus diesen Recherchen wurden mit Hilfe einer Kombination aus Visionsbildung und Zukunftskonferenz ausgewertet und mittels einer Clusteranalyse auf wesentliche Handlungsfelder verdichtet. Abbildung 1 zeigt den Prozess der Anforderungskonkretisierung am Beispiel des Handlungsfeldes Arbeitsplatzentwicklung auf.

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Abbildung 1 Handlungsfeld Arbeitsplatz

Die Studierenden haben schnell erkannt, dass diese unterschiedlichen Dimensionen Wechselwirkungen aufweisen, gesellschaftliche Entwicklungssprünge eint, von bestimmten Werteentwicklungen angestoßen wurden und neue Handlungsmöglichkeiten eröffnen. Als Treiber dieser Entwicklung wurde die Digitalisierung identifiziert. Doch welche Auswirkungen wird diese auf Arbeitsplatz, Prozesse, Kooperationen, Bürger- und Kundenorientierung sowie auf Fremdbedienung und Selbststeuerung haben? Ausgehend von darauf gestützten Hypothesen führten die Studierenden 13 Interviews mit Bürgermeistern, Hauptamtsleitern und weiteren kommunalen Bediensteten meist in Gemeinden unter 10.000 Einwohnern durch.

Neben den Recherchen lagen die weiteren Schwerpunkte dieses Fachprojets in der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung dieser Interviews. Es hat sich gezeigt, dass angesichts der Breite des Themas weder ein Fragebogen noch ein klassischer Interviewleitfaden erfolgversprechend waren. Es musst eine Erhebungsmethode gefunden werden, die der Breite und Tiefe der Fragestellungen den erforderlichen Raum gab und weder Interviewpartner noch Interviewer überfordern. Ergebnis der Diskussion war das Arbeiten mit einem „Bild“ und die Begrenzung auf wenige offene Fragen. Vor dem Hintergrund der oben identifizierten Handlungsfelder wurde eine „Mind Map“ konstruiert, in die entsprechende Entwicklungsstufen eingetragen wurden. Ausgehend von dieser Vorlage konnten dann die Interviewpartner sowohl ihr Soll- als auch ihr Ist-Bild bestimmen. Die dann folgenden wenigen Fragen bezogen sich auf die Begründung der Wertungen und auf mögliche Wechselwirkungen. Damit konnte erreicht werden, dass die Interviewpartner nicht nur Auskunft über den diagnostizierten Istzustand abgaben, sondern gleichzeitig auch den 2021 erreichbaren Referenzzustand konkretisierten. Abbildung 2 zeigt das Vorgehensmodell.

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Abbildung 2 – Vorgehensmodell

Diese mit Spannung aufgenommene Phase war für die Studierenden besonders interessant. Sie öffnete ihnen einen Zugang zu einer bestimmten Führungsebene und einer besonderen Führungswahrnehmung. Sie  stärkte ihre Selbstwahrnehmung und ihre Selbstwirksamkeit. Um aus den so gefundenen Angaben Kommunen übergreifende Vergleiche anstellen zu können, wurden im Rahmen der Auswertung den Ausprägungen einzelne Werte zugewiesen (Abbildung 3).

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Abbildung 3: Auswertung

Dabei wurde in Kauf genommen, dass nicht jeder Strahl die gleiche Zahlenfolge hatte, weil interdimensionale Vergleiche nicht beabsichtigt waren. Eine nicht unwichtige Erkenntnis dieser Interviewmethode war, dass mitunter zwischen der graphischen Positionierung und der verbalen Begründung Wertedifferenzen auftreten können. Zurück geführt wurde diese Diskrepanz darauf, dass mit der Interviewgestaltung unterschiedliche Erkenntniszugänge angesprochen wurden: über das Bild die Intuition und über die verbale Begründung die Kognition. Die sich daraus ergebende Diskrepanz wurde im Sinne der Kognition gelöst, im dem alle Transkriptionen auf Unstimmigkeiten mit der Einstufung überprüft und erforderlichenfalls die graphischen Feststellungen korrigiert wurden.

Als Zwischenergebnis musste überraschend festgestellt werden, dass die Entwicklungsdominanz der Digitalisierung doch nicht so prägend war, wie vermutet worden war. Um den Wechselwirkungen auf den Grund zu gehen, wurde eine Sensitivitätsanalyse durchgeführt. Dabei wurde darauf geachtet, dass bei der Gewichtung der Einflussgrößen nicht die subjektiven Auffassungen der Studierenden bestimmend waren, sondern die in den Interviews gezeigten Feststellungen. Abbildung 4 zeigt die Wirkungsstärken und Abbildung 5 die stärksten Einflusswirkungen.

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Abbildung 4: Einflusswirkungen

Die Auswertung machte deutlich, dass die Digitalisierung tatsächlich das höchste Einflussgewicht hat. Sie konkurriert mit Arbeitszeiten, mit Arbeitsorten und mit der Bedienung der Kundenbedürfnisse. Daraus folgt, dass eine Digitalisierung an Grenzen stößt, da auch der digital vernetzte Mensch nach wie vor auch durch einen Ansprechpartner vor Ort bedient werden möchte. Hinzu kommt, dass die befragten Gemeinden sowohl die Kunden- als auch die Bürgerorientierung als auf einem hohen Niveau erfüllt ansehen und daher nicht mehr mit weiteren signifikanten Verbesserungen rechnen. Sollten weitere akzeptierte Entwicklungssprünge infolge der Digitalisierung doch erfolgen, dürfte das den Finanzrahmen insbesondere kleiner Kommunen sprengen. Auch müssten diese sowohl gegenüber den Bürgern und Kunden als auch gegenüber den Beschäftigten der Verwaltungen aktiv beworben und der Nettonutzen aufgezeigt werden, damit ein Effizienzgewinn entstehen kann.

Das Fachprojekt war eingebunden in ein praktiziertes Projektmanagement. Die Projektrollen waren auf die Studierenden aufgeteilt. Alle Sitzungsunterlagen wurden in Moodle archiviert. Zu jede Sitzung wurde ein Projektstatusbericht verfasst. Er diente in der Folgesitzung der erleichterten Einfindung in das Thema. Auf diese Weise konnte die recht umfangreiche Problemstellung bearbeitet werden. Mit Hilfe eines „Big Pictures“ wurde die Dokumentation skizzieren vorbereitet und einvernehmlich gleichwertige Arbeitspakete entwickelt (Abbildung 5). Erfolgsfaktoren für die gute Leistung waren auch der sehr gute Gruppengeist, die Verlässlichkeit, Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit sowie das Engagement und die Kreativität der Studierenden sowohl in den Selbstlernphasen als auch in den Präsenzveranstaltungen.

Teilnehmerinnen des Fachprojekts waren: Evelyn Armbruster, Amy Böcker, Corinna Bühler, Verena Csicsai, Sabrina Fetzer, Anna Jürgens, Elena Kugler, Judith Kuhn, Sylvia Lanz, Johanna Mosebach, Katrin Schmeißer, Susanne Wagner, Katharina Walch, Meike Wiedmann

Betreut wurden sie von Dr. Siegfried Mauch

Stuttgart, den 05.05.2017

Redaktionsbesuch beim Staatsanzeiger

In Rahmen des Fachprojekts “Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Verwaltung” besuchten Studierende der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg am 8. März 2017 die Redaktion des Staatsanzeigers.

Eine Gesprächsrunde mit Chefredakteurin Breda Nußbaum und Geschäftsführer Joachim Ciresa gab interessante Einblicke in die Abläufe eines modernen Medienhauses. Die Studierenden erfuhren mehr über die einzelnen Geschäftsfelder des Staatsanzeigers. Zahlreiche Fragen zum Redaktionsalltag, der Rolle und Bedeutung des Staatsanzeigers für die öffentliche Verwaltung oder der Berichterstattung bei politisch schwierigen Themen, wurden beantwortet.

Auch die Kommunikation der Verwaltung mit dem Bürger und den Medien war ein Thema des Besuchs. Was kann die Verwaltung in ihrer Außendarstellung noch besser machen? Wie verhält man sich im Umgang mit der Presse?

Information:

Das Fachprojekt “Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Verwaltung” wird im Studienjahr 2016/2017 während des Grundstudium des Studiengang “Public Management” der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg angeboten. Im Fachprojekt haben die Studierenden erste Berührungspunkte mit den einzelnen Instrumenten der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und arbeiten an einem Projekt. Betreut wird das Fachprojekt von Herrn Julian Meier, beschäftigt beim Referat “Bürgerinformation” des Landesamtes für Geoinformation und Landentwicklung Baden-Württemberg.

Studierende zu Besuch beim Staatsanzeiger. Foto: Wirth, Staatsanzeiger

Bundesinnenministerium richtet De-Mail-Postfach ein

Seit 31. August 2015 ist das Bundesinnenministerium auch per De-Mail erreichbar. In einem ersten Schritt hat das Ministerium ein zentrales Postfach – poststelle@bmi-bund.de-mail.de – eingerichtet.

Die Möglichkeit, per De-Mail zu kommunizieren, bieten inzwischen immer mehr Behörden und Unternehmen in Deutschland an. Die Behörden des Bundes sind gesetzlich verpflichtet, ab 24. März 2016 einen Zugang für De-Mail zur Verfügung zu stellen. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, werden die Behörden des Bundes gegenwärtig schrittweise an das zentral betriebene De-Mail-Gateway des Bundes angeschlossen.

Mehr Informationen zum Thema sind der Pressemitteilung des Bundesinnenministeriums vom 31.08.2015 zu entnehmen.

INTERGEO 2015 in Stuttgart – die internationale Fachmesse für Geodäsie, Geoinformation und Landmanagement

Vom 15. bis 17. September 2015 findet die internationale Messe INTERGEO 2015 auf der Landesmesse Stuttgart statt. Die INTERGEO ist die weltweit größte Fachmesse für die Bereiche Geodäsie, Geoinformation und Landmanagement. Erwartet werden 17.000 Messebesucher aus mehr als 90 Ländern.

Das Ausstellerspektrum der INTERGEO umfasst insbesondere die Bereiche Geoinformation, Vermessung, Fernerkundung sowie Photogrammmetrie. Auf der Messe werden u.a. Anwendungen zur Verarbeitung, Nutzung und Analyse von Geodaten im Internet präsentiert und unter Experten diskutiert.

Aus der öffentlichen Verwaltungen nehmen beispielsweise das Landesamt für Geoinformation und Landentwicklung (LGL) und die Landeshauptstadt Stuttgart als Aussteller teil.

Mehr Informationen zur INTERGEO 2015 gibt es hier.

E-Government-Gesetz Baden-Württemberg

Die Landesregierung hat am 29. Juli 2015 den Entwurf für ein E-Government-Gesetz Baden-Württemberg zur Anhörung freigegeben. Bis zum 30. September 2015 können sich betroffene Behörden und Verbände dazu äußern. Zudem kann sich auch jede Bürgerin und jeder Bürger miteinbringen. Das E-Government-Gesetz ist hierzu während der Anhörungszeit über das Bürgerbeteiligungsportal Baden-Württemberg zu erreichen. Die eingehenden Anregungen werden geprüft und bewertet und der Gesetzentwurf ggfs. nochmals angepasst. Das E-Government-Gesetz soll zum 1. Januar 2016 in Kraft treten.

Mehr Informationen zum Gesetzesentwurf sind der Pressemitteilung des Innenministeriums vom 29.07.2015 zu entnehmen.

IT-Sicherheit in öffentlichen Verwaltungen

Fast die Hälfte der Behörden in Deutschland hat in den zurückliegenden zwei Jahren Fälle von Datendiebstahl, Sabotage oder digitaler Spionage verzeichnet. Dies hat eine nicht repräsentative Umfrage im Auftrag der BITKOM ergeben. Laut BITKOM wurden 70 Sicherheitsverantwortliche von Behörden mit zehn oder mehr Mitarbeitern befragt. Häufigstes Delikt sei mit einem Anteil von 26 Prozent das Social Engineering gewesen. D.h. das Mitarbeiter von Behörden manipuliert werden sollen, um so an bestimmte Informationen zu gelangen. Bei 23 Prozent der befragten Behörden wurden IT-Geräte mit sensiblen Daten gestohlen sowie bei 21 Prozent die IT-Systeme sabotiert. Weiterlesen »

Finanzmanagement im öffentlichen Sektor – Budgets, Produkte, Ziele

Dieses Fachbuch erschien in der 3. Auflage im Okt. 2013. Autoren sind Hans-Jürgen Bals, Universität Potsdam und Edmund Fischer, Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl.

Buchbesprechung – Inhalt

1. Das Steuerungskonzept
2. Die Budgetierung
3. Vom kameralen Haushalt zum Produkthaushalt
4. Steuerung der Vorleistungen und der Gemeinkosten
5. Wettbewerb und Haushaltssteuerung
6. Warum moderne Haushaltssteuerung ein neues Rechnungskonzept erfordert?
7. Stellung der Kosten- und Leistungsrechnung
8. Controlling und Berichtswesen
9. Produkthaushalt und strategische Steuerung

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