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Was passiert in der öffentlichen Verwaltung?

Archiv des Themas Prozessmanagement:

Innovativ und zielgruppengerecht: Das „Einsteigerprogramm“

Autoren: Melina Savvidis und Marc-Oliver Buck, Personalentwicklung, Landratsamt Rems-Murr-Kreis

Das Landratsamt Rems-Murr-Kreis bietet Absolventinnen und Absolventen der Verwaltungshochschulen in Ludwigsburg und Kehl den etwas anderen Einstieg in das Berufsleben nach dem Studium. Das „Einsteigerprogramm“ schafft für motivierte Studienabgänger/-innen die Möglichkeit, ihre ersten zwölf bis 18 Monate nach dem Studium mit einer zu ihnen passenden Mischung aus Projektarbeit, Alltagsarbeit und individueller Weiterbildung zu gestalten.

Im Vorfeld zur vergangenen Personalmesse am 21. September 2017 in Ludwigsburg hatte die Personalentwicklung des Landratsamts in den verschiedenen Ämtern und Stabsstellen ihres Hauses nach Projekten gefragt, die Studienabgänger/-innen des gehobenen Verwaltungsdienstes innerhalb eines Jahres umsetzen können. Stabsstellen, Querschnittsämter, Ordnungs- und Sozialverwaltung reichten daraufhin Projekte und Anforderungen an die Absolventen/-innen ein, definierten Meilensteine und fachliche Mentoren.

Die verschiedenen Projekte konnten dann auf der Personalmesse an interessierte Studierende vermittelt werden. Die Projekte drehten sich unter anderem um den Aufbau einer Nachfolgeplanung, die Einführung eines zentralen Controllings oder die Umsetzung von Integrationsmaßnahmen.

Studierende haben sich nach der Messe auf diese Projekte beworben – und als „Einsteigerin“ oder „Einsteiger“ im Landratsamt Rems-Murr-Kreis übernehmen sie neben diesem Projekt ab dem 1. März 2018 auch Aufgaben der klassischen Alltagsarbeit in dem „Heimatbereich“, in dem auch ihr Projekt stattfindet.

Unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen an das Projekt sowie der bereits vorhandenen Kenntnisse und Fähigkeiten werden für die Programmteilnehmenden sechs Seminartage gemeinsam mit der Personalentwicklung individuell ausgewählt. Darüber hinaus nehmen sie an sogenannten „Fachgesprächen“ teil, die von Vertreterinnen und Vertretern wichtiger Querschnittsbereiche geführt werden, um schnell und bewusst die Strukturen und Abläufe des Landratsamts kennenzulernen.

Gemeinsam mit der Personalentwicklung analysieren sie regelmäßig den Verlauf ihres Einsteigerprogramms. Im Fokus dieser Reflexionsgespräche stehen etwa der Verlauf der Projekte oder die Planung der Seminare. Bei Bedarf kann die konkrete Gestaltung der 18 Monate auch flexibel angepasst werden – etwa durch interne oder auch externe Hospitationen.

Nach frühestens zwölf und spätestens 18 Monaten bewerben sich die Einsteigerinnen und Einsteiger auf eine andere Stelle im Landratsamt.

POBB – Prozessoptimierung bei der Stadt Baden-Baden

Prozessoptimierung in Baden-Baden

Durch das Optimieren der Abläufe, das Vermeiden von Schnittstellen und Doppelarbeiten sowie das konsequente Nutzen der Möglichkeiten der IT besteht die Chance, die Aufgabenerledigung noch effizienter und effektiver zu gestalten. Ziel ist jedoch nicht nur die Wirtschaftlichkeit der Aufgaben zu erhöhen, sondern hierüber auch eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Zufriedenstellung der Bürgerinnen und Bürger zu erreichen. Gerade in den zahlreichen Geschäftsprozessen liegt ein enormes Potential. In den letzten Jahren sind die Kommunen insbesondere durch die prekäre Haushaltslage gezwungen, verstärkt Personal abzubauen bzw. freigewordene Stellen nicht wiederzubesetzen. Gleichzeitig kamen und kommen immer mehr Aufgaben auf die Kreise und Gemeinden zu. Daneben steigen der Servicegedanke und die Qualitätsanforderungen der Bürger/innen und Kunden/innen an die öffentlichen Leistungen. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunalverwaltungen spüren täglich, dass immer mehr hochwertige Aufgaben mit immer weniger Personal bewältigt werden müssen.

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Wie intensiv setzen Behörden die Best-Practice-Sammlung ITIL bereits um?

Die Studierenden des Wahlpflichtfaches Verwaltungsinformatik

Die Studierenden des Wahlpflichtfaches Verwaltungsinformatik

Diese Frage zur IT-Abwicklung in Behörden stellten sich die Studierenden des Hauptstudiums im Vertiefungsbereich Verwaltungsinformatik zusammen mit Herrn Jan C. Voelker als Veranstaltungsleiter im Rahmen der Veranstaltung „IT-Leistungsbereitstellung mit ITIL und IT-Reifegradmodell”.
Nach einer intensiven Auseinandersetzung mit den zwei hierfür notwendigen Best Practice-Sammlungen, Infrastructure Library (ITIL) V 2.0 als De-facto-Standard für die Gestaltung Weiterlesen »

Geschäftsprozess-Optimierung in der öffentlichen Verwaltung

Geschäftsprozess-Optimierung ist ein Kernthema bei der Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Die Abläufe in den Behörden sind über die Jahre hinweg meist gewachsen mit den ihr zugeordnenten Aufgaben. Häufig sind diese durch die Aufgabenvielfalt und Verzahnung der Ämter nicht transparent und damit nicht amtsübergreifend optimiert. Weiterlesen »

IT-Dienstleistungsmanagement

Die Kommunen nehmen eine Vorreiterrolle in der allgemeinen Verwaltungsmodernisierungsdebatte wahr, da sie diejenige Verwaltungseinheit sind, die am häufigsten und intensivsten mit den Interessen und Bedürfnissen der Bürger in Berührung kommt. Daraus folgt eine bürger-, service- und dienstleistungsorientierte Ausrichtung der Verwaltungsprozesse der Kommunen und die Messung dieser Prozesse an bestimmten Standards und Anforderungen.

Diese Standards können jedoch nur durch eine ebenfalls entsprechend dienstleistungsorientierte IT-Organisation erreicht werden, d.h. der Service Level bzw. der Dienstleistungsgrad der IT-Organisation muss an Verwaltungsprozesse ausgerichtet werden, um diese Weiterlesen »

Raus aus dem Labyrinth der Bürokratie hin zur Kundenorientierung

Geschäftsprozessmanagement in der Verwaltung

In der ersten Hälfte der 90er Jahre ging in der Privatwirtschaft das Thema Geschäftprozessmanagement an den Start. Die Welle kam – wie kann es anders sein – aus dem serviceorientierten Amerika und schwappte auf Europa über. Schnell erkannten die Unternehmungen, dass das Prozessmanagement keine Eintagsfliege ist, sondern eine wichtige Bedeutung für die Zukunft hat. Denn mehr denn je hängt die Überlebensfähigkeit von Unternehmen davon ab, dass der externe Kunde die Produkte und Dienstleistungen erhält, die er sich wünscht – „just in time” und zu einem kostengünstigen Preis.

Die Großzahl der Firmen hat heute schon eine Prozessorganisation als Sekundärorganisation implementiert oder Prozessverantwortliche im Einsatz, die dafür Sorge tragen, dass die Kernprozesse am Kunden ausgerichtet sind und ständig optimiert werden.

Wie sieht es aber nun im Gegensatz hierzu in den öffentlichen Verwaltungen aus? Weiterlesen »