Einführung der elektronischen Personalakte in der Stadtverwaltung Sindelfingen
Glaubt man renommierten Beratungsunternehmen, verbringen Personalsachbearbeiter bis zu 50% und mehr ihrer Arbeitszeit mit der Suche, Ablage und Aufbereitung von Unterlagen.
Eine Tätigkeit, die nur marginal zur Wertschöpfung in der Personalarbeit beiträgt. Diese Zeitfresser können heutzutage durch standardisierte elektronische Abläufe im Zusammenspiel mit der Digitalisierung auf ein Minimum reduziert werden.
Der Gewinn: Die eingesparte Zeit kann für elementare und spannende Aufgaben wie beispielsweise professionelle Talentrekrutierung, Entwicklung der Mitarbeiter/innen und das Gesundheitsmanagement sinnvoll eingesetzt werden.
Anstoß für die Einführung der elektronischen Personalakte in Sindelfingen war der Rollout des hausinternen Dokumentenmanagementsystemes (DMS) im Bereich Personal. Da die Dokumente der Personalabteilung hauptsächlich die Personalakten betreffen, war die Implementierung des DMS in diesem Bereich nur in Verbindung mit der Digitalisierung der Personalakte sinnvoll. Dieses Vorhaben stieß anfangs auf sehr verhaltene Begeisterung, da es sich bei den Inhalten der Personalakten um sensible und persönliche Daten der Mitarbeiter/innen handelt. Insbesondere vor dem Hintergrund der Datenschutzskandale, über die die Presse regelmäßig zu berichten weiß, war Skepsis zu spüren. Doch knappe personelle Ressourcen in der Personalabteilung und jede Menge Überzeugungsarbeit konnten dazu beitragen, den Personalakten den Weg in das digitale Zeitalter zu ebnen.
Im Rahmen eines Projektes wurden die einzelnen Schritte gemeinsam geplant. Zuerst erfolgte eine Bestandsanalyse dabei wurde die Entscheidung getroffen, alle Bestandsakten zu digitalisieren, um künftig medienbruchfrei arbeiten zu können und damit das gesamte Optimierungspotential des Themas auszuschöpfen.
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Der Startschuss für die Einführung des Ideenbriefkastens an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen in Ludwigsburg ist gefallen. Nachdem die internen Entscheidungsträger dem Konzept zugestimmt hatten, ist jetzt ebenfalls die technische Umsetzung abgeschlossen.
Was ist der Ideenbriefkasten?
Das Konzept basiert auf der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift der Ministerien über die Auszeichnung von Vorschlägen zur Verbesserung der Landesverwaltung (VwV Vorschlagswesen) aus dem Jahr 2010. Der Ideenbriefkasten gibt den Mitgliedern und Lehrbeauftragten der Hochschule die Möglichkeit, einen eigenen Beitrag zur Fortentwicklung der Hochschule Ludwigsburg zu leisten. Sie können Ideen (synonym: Vorschläge) in die Hochschule einbringen. Mit dem Ideenbriefkasten kann die Hochschule einen festen Anlaufpunkt und ein festgelegtes Verfahren für alle Hochschulmitglieder und Lehrbeauftragte anbieten. Nicht nur die Entscheidung über die Umsetzung der Ideen ist fest im Prozess verankert, auch mit einer Prämie können die Einreichenden bei angenommenen Ideen rechnen. … Weiterlesen »
Am Mittwoch, 06.04.2011 referiert Herr Prof.Dr. Bernd Banke aus Reutlingen im Rahmen des “Studium Generale/Forum Zeitfragen” über das Thema “Ethik in der Verwaltung”.
Verwaltungsethik ist kein besonders geläufiges Thema und dennoch haben Fragen der Ethik innerhalb der Verwaltung in den letzten Jahren hohe Aufmerksamkeit gefunden. Herr Prof.Dr. Banke wird uns einen Einblick in die grundlegenden Begriffe und in die Logik der Ethik geben.
Der Vortrag beginnt um 18 Uhr in der Aula der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl.
Wir dürfen uns auf einen aufschlussreichen Abend freuen!
Dieser Beitrag entstand aus einem Dialog zwischen Matthias Schwenk und Thorsten Koch basierend auf dem Beitrag “Anfängerkurs für computermüde Führungskräfte” von Julien Christof.
Im Zuge des raschen Wandels in der Informationstechnologie müssen nicht nur Gemeindeverwaltungen aufpassen, dass sie den Anschluss nicht verlieren, sondern auch weite Teile der Bürgerschaft und Einrichtungen in den Gemeinden. In diesem Kontext hat Julien Christof vorgeschlagen, dass jede Stadtverwaltung und jeder Kreis einen eigenen IT-Berater haben sollte, der sich fortwährend weiterbildet, neue Entwicklungen aufnimmt, die Mitarbeiter schult, eine IT-Strategie für die Verwaltung entwickelt und die Außendarstellung der Gemeinde mitprägt.
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Das Kooperationsprojekt „Teamarbeit in der öffentlichen Verwaltung“ der Hochschule Kehl und der Oberfinanzdirektion Karlsruhe bietet Interessierten aus Verwaltung und Wirtschaft die Möglichkeit, sich über aktuelle Konzepte der Teamarbeit zu informieren.
Am 18. und 19. Februar 2010 findet hierzu ein Symposium im Tagungszentrum „World of Living“ in Rheinau-Linx, nähe Kehl statt.
Das Symposium bietet Praktikern, welche mit der Einführung und Organisation von Teamarbeit befasst sind, zwei interessante Tage um sich umfassend über Teamarbeit zu informieren und sich entsprechend weiterzubilden. In verschiedenen Vorträgen werden die Referenten unter anderem Modelle zur Teamarbeit oder auch Ihre Forschungsergebnisse zu dieser Thematik präsentieren.
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“Wir benötigt dringend ein professionelles Projektmanagement!” Das waren die Worte des Oberbürgermeisters Dr. Bernd Vöhringer. Und den Worten folgten sofort Taten, ein offizieller Auftrag wurde an die Organisationsabteilung gestellt, ein Projektmanagement in Sindelfingen einzuführen. Die Gründe für die Dringlichkeit liegen klar auf der Hand. Vergleichbar mit der Privatwirtschaft ändern sich die Rahmenfaktoren auch für die öffentlichen Verwaltungen in immer kürzeren Abständen. Einrichtung von Ganztagesschulen, EU-Dienstleistungsrichtlinie, Wahlen, Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung, … Weiterlesen »
Von Margit Gäng am 08. Juli 2009
Themen: E-Government, Fachverfahren, Kommunen, Modernisierung, Neues Steuerungsmodell, Organisation, Projektmanagement, Öffentlicher Dienst, öffentliche Verwaltung
Technorati Tags: Organisation, PM-Professional, Projektmanagement, Sindelfingen
Claudia Hübner
„Warum soll es nicht möglich und normal sein, dass die jungen Menschen von heute schon während ihrer Studienzeit Kinder in die Welt setzen?” Mit dieser Aussage hatte Claudia Hübner, die Staatsrätin der baden-württembergischen Landesregierung für Demografischen Wandel und für Senioren das Schmunzeln der Studierenden der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl herausgefordert. Die Staatsrätin machte anlässlich ihres Besuchs im Ortenaukreis an der Hochschule Kehl einen Zwischenstopp, um mit den künftigen Führungskräften in der öffentlichen Verwaltung über die Herausforderung durch den demographischen Wandel und die zunehmende Alterung der Bevölkerung im Land zu diskutieren und diese rechtzeitig für das Thema zu sensibilisieren. … Weiterlesen »
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