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Was passiert in der öffentlichen Verwaltung?

Archiv des Themas Fachprojekt:

Fachprojekt Rathaus 4.0

von Dr. Siegfried Mauch und Fachprojektteam

Wie wird im Rathaus 4.0 gearbeitet? Diese Frage stellte sich eine Gruppe der Studierenden 2016/2017 im gleichnamigen Fachprojekt. Dabei stand Rathaus 4.0 zunächst nur für eine Metapher, angelehnt an vergleichbare Metaphern wie Industrie 4.0, Arbeiten 4.0, Staat 4.0 und Generation 4.0. Um die damit verbundenen Bilder zu konkretisieren, mussten zunächst umfangreiche Recherchen durchgeführt werden. Dazu wurden 16 Einzelthemen generiert und über ein Losverfahren zugeteilt. Die Erkenntnisse aus diesen Recherchen wurden mit Hilfe einer Kombination aus Visionsbildung und Zukunftskonferenz ausgewertet und mittels einer Clusteranalyse auf wesentliche Handlungsfelder verdichtet. Abbildung 1 zeigt den Prozess der Anforderungskonkretisierung am Beispiel des Handlungsfeldes Arbeitsplatzentwicklung auf.

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Abbildung 1 Handlungsfeld Arbeitsplatz

Die Studierenden haben schnell erkannt, dass diese unterschiedlichen Dimensionen Wechselwirkungen aufweisen, gesellschaftliche Entwicklungssprünge eint, von bestimmten Werteentwicklungen angestoßen wurden und neue Handlungsmöglichkeiten eröffnen. Als Treiber dieser Entwicklung wurde die Digitalisierung identifiziert. Doch welche Auswirkungen wird diese auf Arbeitsplatz, Prozesse, Kooperationen, Bürger- und Kundenorientierung sowie auf Fremdbedienung und Selbststeuerung haben? Ausgehend von darauf gestützten Hypothesen führten die Studierenden 13 Interviews mit Bürgermeistern, Hauptamtsleitern und weiteren kommunalen Bediensteten meist in Gemeinden unter 10.000 Einwohnern durch.

Neben den Recherchen lagen die weiteren Schwerpunkte dieses Fachprojets in der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung dieser Interviews. Es hat sich gezeigt, dass angesichts der Breite des Themas weder ein Fragebogen noch ein klassischer Interviewleitfaden erfolgversprechend waren. Es musst eine Erhebungsmethode gefunden werden, die der Breite und Tiefe der Fragestellungen den erforderlichen Raum gab und weder Interviewpartner noch Interviewer überfordern. Ergebnis der Diskussion war das Arbeiten mit einem „Bild“ und die Begrenzung auf wenige offene Fragen. Vor dem Hintergrund der oben identifizierten Handlungsfelder wurde eine „Mind Map“ konstruiert, in die entsprechende Entwicklungsstufen eingetragen wurden. Ausgehend von dieser Vorlage konnten dann die Interviewpartner sowohl ihr Soll- als auch ihr Ist-Bild bestimmen. Die dann folgenden wenigen Fragen bezogen sich auf die Begründung der Wertungen und auf mögliche Wechselwirkungen. Damit konnte erreicht werden, dass die Interviewpartner nicht nur Auskunft über den diagnostizierten Istzustand abgaben, sondern gleichzeitig auch den 2021 erreichbaren Referenzzustand konkretisierten. Abbildung 2 zeigt das Vorgehensmodell.

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Abbildung 2 – Vorgehensmodell

Diese mit Spannung aufgenommene Phase war für die Studierenden besonders interessant. Sie öffnete ihnen einen Zugang zu einer bestimmten Führungsebene und einer besonderen Führungswahrnehmung. Sie  stärkte ihre Selbstwahrnehmung und ihre Selbstwirksamkeit. Um aus den so gefundenen Angaben Kommunen übergreifende Vergleiche anstellen zu können, wurden im Rahmen der Auswertung den Ausprägungen einzelne Werte zugewiesen (Abbildung 3).

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Abbildung 3: Auswertung

Dabei wurde in Kauf genommen, dass nicht jeder Strahl die gleiche Zahlenfolge hatte, weil interdimensionale Vergleiche nicht beabsichtigt waren. Eine nicht unwichtige Erkenntnis dieser Interviewmethode war, dass mitunter zwischen der graphischen Positionierung und der verbalen Begründung Wertedifferenzen auftreten können. Zurück geführt wurde diese Diskrepanz darauf, dass mit der Interviewgestaltung unterschiedliche Erkenntniszugänge angesprochen wurden: über das Bild die Intuition und über die verbale Begründung die Kognition. Die sich daraus ergebende Diskrepanz wurde im Sinne der Kognition gelöst, im dem alle Transkriptionen auf Unstimmigkeiten mit der Einstufung überprüft und erforderlichenfalls die graphischen Feststellungen korrigiert wurden.

Als Zwischenergebnis musste überraschend festgestellt werden, dass die Entwicklungsdominanz der Digitalisierung doch nicht so prägend war, wie vermutet worden war. Um den Wechselwirkungen auf den Grund zu gehen, wurde eine Sensitivitätsanalyse durchgeführt. Dabei wurde darauf geachtet, dass bei der Gewichtung der Einflussgrößen nicht die subjektiven Auffassungen der Studierenden bestimmend waren, sondern die in den Interviews gezeigten Feststellungen. Abbildung 4 zeigt die Wirkungsstärken und Abbildung 5 die stärksten Einflusswirkungen.

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Abbildung 4: Einflusswirkungen

Die Auswertung machte deutlich, dass die Digitalisierung tatsächlich das höchste Einflussgewicht hat. Sie konkurriert mit Arbeitszeiten, mit Arbeitsorten und mit der Bedienung der Kundenbedürfnisse. Daraus folgt, dass eine Digitalisierung an Grenzen stößt, da auch der digital vernetzte Mensch nach wie vor auch durch einen Ansprechpartner vor Ort bedient werden möchte. Hinzu kommt, dass die befragten Gemeinden sowohl die Kunden- als auch die Bürgerorientierung als auf einem hohen Niveau erfüllt ansehen und daher nicht mehr mit weiteren signifikanten Verbesserungen rechnen. Sollten weitere akzeptierte Entwicklungssprünge infolge der Digitalisierung doch erfolgen, dürfte das den Finanzrahmen insbesondere kleiner Kommunen sprengen. Auch müssten diese sowohl gegenüber den Bürgern und Kunden als auch gegenüber den Beschäftigten der Verwaltungen aktiv beworben und der Nettonutzen aufgezeigt werden, damit ein Effizienzgewinn entstehen kann.

Das Fachprojekt war eingebunden in ein praktiziertes Projektmanagement. Die Projektrollen waren auf die Studierenden aufgeteilt. Alle Sitzungsunterlagen wurden in Moodle archiviert. Zu jede Sitzung wurde ein Projektstatusbericht verfasst. Er diente in der Folgesitzung der erleichterten Einfindung in das Thema. Auf diese Weise konnte die recht umfangreiche Problemstellung bearbeitet werden. Mit Hilfe eines „Big Pictures“ wurde die Dokumentation skizzieren vorbereitet und einvernehmlich gleichwertige Arbeitspakete entwickelt (Abbildung 5). Erfolgsfaktoren für die gute Leistung waren auch der sehr gute Gruppengeist, die Verlässlichkeit, Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit sowie das Engagement und die Kreativität der Studierenden sowohl in den Selbstlernphasen als auch in den Präsenzveranstaltungen.

Teilnehmerinnen des Fachprojekts waren: Evelyn Armbruster, Amy Böcker, Corinna Bühler, Verena Csicsai, Sabrina Fetzer, Anna Jürgens, Elena Kugler, Judith Kuhn, Sylvia Lanz, Johanna Mosebach, Katrin Schmeißer, Susanne Wagner, Katharina Walch, Meike Wiedmann

Betreut wurden sie von Dr. Siegfried Mauch

Stuttgart, den 05.05.2017

Redaktionsbesuch beim Staatsanzeiger

In Rahmen des Fachprojekts “Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Verwaltung” besuchten Studierende der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg am 8. März 2017 die Redaktion des Staatsanzeigers.

Eine Gesprächsrunde mit Chefredakteurin Breda Nußbaum und Geschäftsführer Joachim Ciresa gab interessante Einblicke in die Abläufe eines modernen Medienhauses. Die Studierenden erfuhren mehr über die einzelnen Geschäftsfelder des Staatsanzeigers. Zahlreiche Fragen zum Redaktionsalltag, der Rolle und Bedeutung des Staatsanzeigers für die öffentliche Verwaltung oder der Berichterstattung bei politisch schwierigen Themen, wurden beantwortet.

Auch die Kommunikation der Verwaltung mit dem Bürger und den Medien war ein Thema des Besuchs. Was kann die Verwaltung in ihrer Außendarstellung noch besser machen? Wie verhält man sich im Umgang mit der Presse?

Information:

Das Fachprojekt “Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Verwaltung” wird im Studienjahr 2016/2017 während des Grundstudium des Studiengang “Public Management” der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg angeboten. Im Fachprojekt haben die Studierenden erste Berührungspunkte mit den einzelnen Instrumenten der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und arbeiten an einem Projekt. Betreut wird das Fachprojekt von Herrn Julian Meier, beschäftigt beim Referat “Bürgerinformation” des Landesamtes für Geoinformation und Landentwicklung Baden-Württemberg.

Studierende zu Besuch beim Staatsanzeiger. Foto: Wirth, Staatsanzeiger

Morgenstadt Werkstatt – Ein Fachprojekt arbeitet für die Zukunft!

Digitales Bürgerbüro, Verwaltung 4.0, Smart City – all diese Schlagwörter sind Ausdruck der digitalen Transformation, die uns längst erreicht hat. So stehen unsere Kommunen vor der Herausforderung, Altes und Neues zu verbinden, um das zu erhalten, was uns wichtig ist, und gleichzeitig zu verhindern, was wir nicht wollen z. B. dass wir nicht hoffnungslos ins europäische Hintertreffen geraten. Dies erfordert auch, dass sich Kommunen stellenweise neu erfinden müssen. Vor diesem Hintergrund fand unter dem Motto „Morgenstadt Werkstatt – Urbane Technologien gemeinsam entwickeln“ am 27. und 28. September 2016 ein sogenannter Makeathon statt, an dem sich an Innovation und kommunaler Entwicklung Interessierte zusammenfanden, um gemeinsam zukunftsträchtige Ideen zu entwickeln und auszuarbeiten.

Rund 50 Teilnehmer/innen   aus unterschiedlichsten Institutionen und Bereichen nutzten diese Möglichkeit, darunter auch das Fachprojekt Digitale Kommune mit elf Studierenden, begleitet von Herrn Benjamin Döz und Frau Prof. Dr. Birgit Schenk. Ihr Ziel war es, an Neuem mitzudenken und die eigenen Ideen auf den Prüfstand zu stellen.

Bildquelle: https://blog.iao.fraunhofer.de/content/uploads/13-2.jpg

Nach einer Einführung und einer Reihe Impulsvorträge bereits erfolgreicher Innovatoren, stellten die Teilnehmer/innen ihre eigenen Ideen vor, um aus dem Teilnehmerkreis Interessierte zur Mitarbeit zu gewinnen oder sich für andere Ideen zu begeistern und daran mitzuarbeiten. So teilten sich die Studierenden auf, um an zwei der sechs konkreten Ideen weiterzuarbeiten: kommune.digital (Digitalisierung und Optimierung z. B. des Wohnsitz-Ummeldeprozesses für Verwaltung und Studierende in Hochschul-Städten) sowie Sicherheit auf Veranstaltungen (ein Projekt von und mit der Polizeidirektion Stuttgart).

Nach zwei Tagen kreativen intensiven Arbeitens der bunt zu Teams zusammengewürfelten Experten wurden die Ergebnisse aller sechs Gruppen präsentiert und durch eine Jury des Fraunhofer IAO prämiert. In die Bewertung flossen sowohl das Konzept als auch der entwickelte Prototyp mit ein. Die Gruppe „safEvent“ – Sicherheit auf Veranstaltungen wurde für einen der vier Preise  nominiert!

Bildquelle: http://www.morgenstadt.de/content/dam/morgenstadt/de/images/veranstaltungen/morgenstadt-werkstatt/bilder-tag-2/532A0535.jpg

Auch wenn nicht beide Ideengruppen, in denen unsere Studierenden mitarbeiteten einen Preis erhielten, haben alle gewonnen. Denn es waren zwei spannende Tage für die Teilnehmer/innen des Fachprojektes „Digitale Kommune“, die einen weiten Blick über den Tellerrand des im Studium Vermittelten ermöglichten und die momentanen Entwicklungen für die Zukunft deutlich machten.

Weitere Informationen siehe http://blog.iao.fraunhofer.de/zwei-tage-in-der-stadt-von-morgen/

Jung, dynamisch, ehrgeizig

Studierende aus dem Vertiefungsstudium Kommunalpolitik führten ein Interview mit Vanessa Schmidt, die seit zwei Jahren als Pressereferentindas Hochschulteam verstärkt

Trifft man Vanessa Schmidt auf dem Hochschulcampus in Kehl an, so kann man sich durchaus die Frage stellen, ob sie Teil der Studentenschaft oder der Hochschulverwaltung ist. Doch ihr jugendliches und flottes Aussehen täuscht: Hochschulradio, Aula-TV, Newsticker, Klartext – die Liste der Tätigkeiten von Vanessa Schmidt ist lang und vielfältig.

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Nutzung erneuerbarer Energien auf kommunalen Dächern

Studierende der HVF Ludwigsburg engagieren sich in einem Fachprojekt für die Nutzung erneuerbarer Energien auf kommunalen Dächern und initiieren ein Bürgerprojekt zum gemeinschaftlichen Betrieb einer Photovoltaikanlage.

Seit September 2011 ist die Fachprojektgruppe zur „Errichtung einer Bürgersolaranlage auf einem kommunalen Dach“ unter der Leitung von Herrn Prof. Thomas Schad und Herrn Dipl. Ing. Theo Haufler aktiv im Einsatz. Trotz sinkender staatlich garantierter Einspeisevergütungen für Solarstrom zielt das Projekt darauf ab, weitere Potenziale zur Erzeugung erneuerbarer Energien auszuschöpfen und interessierten Bürgerinnen und Bürgern eine Beteiligung an einer Photovoltaikanlage auf einem kommunalen Dach zu ermöglichen. Die Initiative könnte ein Modell für Kooperationen zwischen Gemeinden und Bürgern sein, wie durch Ausbau erneuerbarer Energien die Klimaschutzziele auf kommunaler Ebene durch gemeinsames Handeln besser erfüllt werden können. Weiterlesen »

Love it, leave it or change it.

Lange haben sich Studierende der Projektgruppe “altes verrostetes Eisen wozu – als Aushängeschild einer modernen Hochschule?“ Gedanken über das rostige Kunstwerk gemacht, das zwischen der Hochschule und der Stadt Kehl steht. Nachdem sie eine Umfrage an der Hochschule gestartet haben und mit vielen Menschen im Kontakt waren, haben sie sich dazu entschlossen, es zu „lieben“, sprich seine Bedeutung nach Außen hin deutlich zu machen. Denn bei der Umfrage stellte sich heraus, dass die Mehrheit der Studenten, Angestellten und Professoren wenig mit diesem Kunstwerk anfangen können und es kaum beachten. Deswegen hat sich die Projektgruppe dazu entschlossen ein Schild gemeinsam mit dem Künstler und der Projektleiterin zu entwerfen. Dieses Schild wurde nun am Mittwoch 30. Juni um 16:15 Uhr im Beisein der Presse vor Ort, also bei dem Kunstwerk, feierlich und öffentlich enthüllt.

Gesponsert hat das Schild, das Anlass zum Denken geben wird die Stadt Kehl. Und wer weiß, vielleicht gibt es nun auch noch weitere Sponsoren, die den Platz zwischen Hochschule  und Kunstwerk durch eine Sitzbank aufwerten, damit das „Tor zur Stadt Kehl“ mit dem „Denkraum“ eine besondere Note bekommen und von vielen ob Studenten/Studentinnen oder von Bürgern/Bürgerinnen genutzt werden kann, vielleicht sogar zum gemeinsamen Austausch.

Artikel der Mittelbadischen Presse:  http://www.baden-online.de/news/artikel.phtml?page_id=&db=news_lokales&table=artikel_kehl&id=5852#

Dem Bürger die Kommune näher bringen

Spricht man in der heutigen Zeit von einer modernen Verwaltung, fallen hierbei immer auch Begriffe wie „Bürgerinformation“ oder „Transparenz“. Diesen Zielen können die Kommunen vor allem durch gezielte Information und Kommunikation mit dem Bürger und der Presse gerecht werden. Daher gehört die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nach wie vor zu den wichtigsten Aufgaben der Gemeinden, Städte und Landkreise. Denn schließlich wollen Verwaltung wie auch Rat sich und seine Aufgaben und Entscheidungen in der Öffentlichkeit gut vermarktet wissen.

Aufgrund dessen hat sich die Hochschule Kehl dazu entschlossen, auch in diesem Studienjahr ein Fachprojekt zum Thema „PR und Öffentlichkeitsarbeit“ anzubieten. Weiterlesen »

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