Einführung der elektronischen Personalakte in der Stadtverwaltung Sindelfingen
Glaubt man renommierten Beratungsunternehmen, verbringen Personalsachbearbeiter bis zu 50% und mehr ihrer Arbeitszeit mit der Suche, Ablage und Aufbereitung von Unterlagen.
Eine Tätigkeit, die nur marginal zur Wertschöpfung in der Personalarbeit beiträgt. Diese Zeitfresser können heutzutage durch standardisierte elektronische Abläufe im Zusammenspiel mit der Digitalisierung auf ein Minimum reduziert werden.
Der Gewinn: Die eingesparte Zeit kann für elementare und spannende Aufgaben wie beispielsweise professionelle Talentrekrutierung, Entwicklung der Mitarbeiter/innen und das Gesundheitsmanagement sinnvoll eingesetzt werden.
Anstoß für die Einführung der elektronischen Personalakte in Sindelfingen war der Rollout des hausinternen Dokumentenmanagementsystemes (DMS) im Bereich Personal. Da die Dokumente der Personalabteilung hauptsächlich die Personalakten betreffen, war die Implementierung des DMS in diesem Bereich nur in Verbindung mit der Digitalisierung der Personalakte sinnvoll. Dieses Vorhaben stieß anfangs auf sehr verhaltene Begeisterung, da es sich bei den Inhalten der Personalakten um sensible und persönliche Daten der Mitarbeiter/innen handelt. Insbesondere vor dem Hintergrund der Datenschutzskandale, über die die Presse regelmäßig zu berichten weiß, war Skepsis zu spüren. Doch knappe personelle Ressourcen in der Personalabteilung und jede Menge Überzeugungsarbeit konnten dazu beitragen, den Personalakten den Weg in das digitale Zeitalter zu ebnen.
Im Rahmen eines Projektes wurden die einzelnen Schritte gemeinsam geplant. Zuerst erfolgte eine Bestandsanalyse dabei wurde die Entscheidung getroffen, alle Bestandsakten zu digitalisieren, um künftig medienbruchfrei arbeiten zu können und damit das gesamte Optimierungspotential des Themas auszuschöpfen.
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Als Bestandteil der heutigen Verwaltungsmodernisierung spielt E-Government eine große, vielleicht sogar die größte Rolle. Öffentliches Verwaltungshandeln soll mithilfe verfügbarer IT-Infrastruktur optimiert werden. Dabei geht es nicht nur darum, vorhandene Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Zugang zur öffentlichen Verwaltung zu ermöglichen.
E-Government ist bereits ein Schlagwort für jede Kommunalverwaltung. Man kann als Außenstehender beobachten, wie sich nach und nach der Internetauftritt von Gemeinden verändert – wie die Umgestaltung in ein „frisches & modernes Design“ erfolgt. Inbegriffen ist die zunehmende Verfügbarkeit von Online-Diensten und Behördeninformationen im Web. Hierzu gibt es bereits schon jetzt bundesweite Wettbewerbe. Einer davon war der „E-Government Award 2011“. Baden-Württemberg konnte sich den 2. Platz (Freiburg i. Br. sowie Stuttgart) sichern. Der 1. Platz ging nach Nordrhein-Westfalen (Düsseldorf).
Was ist nun aber „Open Government Data? … Weiterlesen »
Der moderne Bürger wünscht es, von seinem Staat respektvoll und zuvorkommend behandelt zu werden. Wenn er Leistungen vom Staat bezieht, wünscht er sich nicht nur ein gutes Ergebnis, sondern auch eine hohe Qualität beim Service. Seit mehr als drei Dekaden arbeiten Verwaltungen daran, diesem Anspruch gerecht zu werden. Hierfür überdenken sie ihre Arbeitsorgansation, Arbeitsprozesse und die sie unterstützende Informationstechnologie. Dabei müssen sie nicht nur Trends von kommerziellen Dienstleistern aufgreifen, sondern auch die Besonderheiten der Öffentlichen Verwaltung berücksichtigen. Ziel des vorliegenden Buches ist es, eine fundierte Einführung in die Erstellung von Bürgerservices zu geben. Dabei wird die Perspektive der Verwaltungsinformatik – oder modern: E-Government-Forschung – gewählt. … Weiterlesen »
Studienreise und Proseminar USA 2011
Am 8. Februar 2011 ging unsere diesjährige Studienreise in die USA mit Studierenden des Bachelorjahrgangs BA10 am Flughafen Frankfurt los. Organisiert war die Reise von Prof. Uwe Busbach-Richard und inhaltlich betreut durch Prof. Dr. Birgit Schenk im Rahmen des gekoppelten Proseminars.
Unser erster Stopp war Ann Arbor, Michigan, wo extreme Kälte mit minus 19 Grad Celsius uns überraschte. Unser erster Besuch, der von Brigitte Maassen vom International Center der University of Michigan wie in den Jahren zuvor perfekt vorbereitet worden war, galt dem Auslandsamt der Michigan University. Hier erhielten wir Einblick in die Möglichkeiten, die Ann Arbor Studierenden bietet, die sich für ein Praktikum interessieren. Diese Vorstellung war … Weiterlesen »
Dieser Beitrag entstand aus einem Dialog zwischen Matthias Schwenk und Thorsten Koch basierend auf dem Beitrag “Anfängerkurs für computermüde Führungskräfte” von Julien Christof.
Im Zuge des raschen Wandels in der Informationstechnologie müssen nicht nur Gemeindeverwaltungen aufpassen, dass sie den Anschluss nicht verlieren, sondern auch weite Teile der Bürgerschaft und Einrichtungen in den Gemeinden. In diesem Kontext hat Julien Christof vorgeschlagen, dass jede Stadtverwaltung und jeder Kreis einen eigenen IT-Berater haben sollte, der sich fortwährend weiterbildet, neue Entwicklungen aufnimmt, die Mitarbeiter schult, eine IT-Strategie für die Verwaltung entwickelt und die Außendarstellung der Gemeinde mitprägt.
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Eine Ergänzung zu Bürgerberatung 2.0 – Neue Wege in der öffentlichen Verwaltung.
Die Komplexität der Beratung und Betreuung in den Kommunen nimmt kontinuierlich zu! Geänderte Rechtslagen, weitere Vorschriften, zusätzliche Formulare und neue Medien tragen fleißig dazu bei, … Weiterlesen »
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