Verwaltung.modern

Was passiert in der öffentlichen Verwaltung?

Fachprojekt Rathaus 4.0

von Dr. Siegfried Mauch und Fachprojektteam

Wie wird im Rathaus 4.0 gearbeitet? Diese Frage stellte sich eine Gruppe der Studierenden 2016/2017 im gleichnamigen Fachprojekt. Dabei stand Rathaus 4.0 zunächst nur für eine Metapher, angelehnt an vergleichbare Metaphern wie Industrie 4.0, Arbeiten 4.0, Staat 4.0 und Generation 4.0. Um die damit verbundenen Bilder zu konkretisieren, mussten zunächst umfangreiche Recherchen durchgeführt werden. Dazu wurden 16 Einzelthemen generiert und über ein Losverfahren zugeteilt. Die Erkenntnisse aus diesen Recherchen wurden mit Hilfe einer Kombination aus Visionsbildung und Zukunftskonferenz ausgewertet und mittels einer Clusteranalyse auf wesentliche Handlungsfelder verdichtet. Abbildung 1 zeigt den Prozess der Anforderungskonkretisierung am Beispiel des Handlungsfeldes Arbeitsplatzentwicklung auf.

”"

Abbildung 1 Handlungsfeld Arbeitsplatz

Die Studierenden haben schnell erkannt, dass diese unterschiedlichen Dimensionen Wechselwirkungen aufweisen, gesellschaftliche Entwicklungssprünge eint, von bestimmten Werteentwicklungen angestoßen wurden und neue Handlungsmöglichkeiten eröffnen. Als Treiber dieser Entwicklung wurde die Digitalisierung identifiziert. Doch welche Auswirkungen wird diese auf Arbeitsplatz, Prozesse, Kooperationen, Bürger- und Kundenorientierung sowie auf Fremdbedienung und Selbststeuerung haben? Ausgehend von darauf gestützten Hypothesen führten die Studierenden 13 Interviews mit Bürgermeistern, Hauptamtsleitern und weiteren kommunalen Bediensteten meist in Gemeinden unter 10.000 Einwohnern durch.

Neben den Recherchen lagen die weiteren Schwerpunkte dieses Fachprojets in der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung dieser Interviews. Es hat sich gezeigt, dass angesichts der Breite des Themas weder ein Fragebogen noch ein klassischer Interviewleitfaden erfolgversprechend waren. Es musst eine Erhebungsmethode gefunden werden, die der Breite und Tiefe der Fragestellungen den erforderlichen Raum gab und weder Interviewpartner noch Interviewer überfordern. Ergebnis der Diskussion war das Arbeiten mit einem „Bild“ und die Begrenzung auf wenige offene Fragen. Vor dem Hintergrund der oben identifizierten Handlungsfelder wurde eine „Mind Map“ konstruiert, in die entsprechende Entwicklungsstufen eingetragen wurden. Ausgehend von dieser Vorlage konnten dann die Interviewpartner sowohl ihr Soll- als auch ihr Ist-Bild bestimmen. Die dann folgenden wenigen Fragen bezogen sich auf die Begründung der Wertungen und auf mögliche Wechselwirkungen. Damit konnte erreicht werden, dass die Interviewpartner nicht nur Auskunft über den diagnostizierten Istzustand abgaben, sondern gleichzeitig auch den 2021 erreichbaren Referenzzustand konkretisierten. Abbildung 2 zeigt das Vorgehensmodell.

”"

Abbildung 2 – Vorgehensmodell

Diese mit Spannung aufgenommene Phase war für die Studierenden besonders interessant. Sie öffnete ihnen einen Zugang zu einer bestimmten Führungsebene und einer besonderen Führungswahrnehmung. Sie  stärkte ihre Selbstwahrnehmung und ihre Selbstwirksamkeit. Um aus den so gefundenen Angaben Kommunen übergreifende Vergleiche anstellen zu können, wurden im Rahmen der Auswertung den Ausprägungen einzelne Werte zugewiesen (Abbildung 3).

”"

Abbildung 3: Auswertung

Dabei wurde in Kauf genommen, dass nicht jeder Strahl die gleiche Zahlenfolge hatte, weil interdimensionale Vergleiche nicht beabsichtigt waren. Eine nicht unwichtige Erkenntnis dieser Interviewmethode war, dass mitunter zwischen der graphischen Positionierung und der verbalen Begründung Wertedifferenzen auftreten können. Zurück geführt wurde diese Diskrepanz darauf, dass mit der Interviewgestaltung unterschiedliche Erkenntniszugänge angesprochen wurden: über das Bild die Intuition und über die verbale Begründung die Kognition. Die sich daraus ergebende Diskrepanz wurde im Sinne der Kognition gelöst, im dem alle Transkriptionen auf Unstimmigkeiten mit der Einstufung überprüft und erforderlichenfalls die graphischen Feststellungen korrigiert wurden.

Als Zwischenergebnis musste überraschend festgestellt werden, dass die Entwicklungsdominanz der Digitalisierung doch nicht so prägend war, wie vermutet worden war. Um den Wechselwirkungen auf den Grund zu gehen, wurde eine Sensitivitätsanalyse durchgeführt. Dabei wurde darauf geachtet, dass bei der Gewichtung der Einflussgrößen nicht die subjektiven Auffassungen der Studierenden bestimmend waren, sondern die in den Interviews gezeigten Feststellungen. Abbildung 4 zeigt die Wirkungsstärken und Abbildung 5 die stärksten Einflusswirkungen.

”"

Abbildung 4: Einflusswirkungen

Die Auswertung machte deutlich, dass die Digitalisierung tatsächlich das höchste Einflussgewicht hat. Sie konkurriert mit Arbeitszeiten, mit Arbeitsorten und mit der Bedienung der Kundenbedürfnisse. Daraus folgt, dass eine Digitalisierung an Grenzen stößt, da auch der digital vernetzte Mensch nach wie vor auch durch einen Ansprechpartner vor Ort bedient werden möchte. Hinzu kommt, dass die befragten Gemeinden sowohl die Kunden- als auch die Bürgerorientierung als auf einem hohen Niveau erfüllt ansehen und daher nicht mehr mit weiteren signifikanten Verbesserungen rechnen. Sollten weitere akzeptierte Entwicklungssprünge infolge der Digitalisierung doch erfolgen, dürfte das den Finanzrahmen insbesondere kleiner Kommunen sprengen. Auch müssten diese sowohl gegenüber den Bürgern und Kunden als auch gegenüber den Beschäftigten der Verwaltungen aktiv beworben und der Nettonutzen aufgezeigt werden, damit ein Effizienzgewinn entstehen kann.

Das Fachprojekt war eingebunden in ein praktiziertes Projektmanagement. Die Projektrollen waren auf die Studierenden aufgeteilt. Alle Sitzungsunterlagen wurden in Moodle archiviert. Zu jede Sitzung wurde ein Projektstatusbericht verfasst. Er diente in der Folgesitzung der erleichterten Einfindung in das Thema. Auf diese Weise konnte die recht umfangreiche Problemstellung bearbeitet werden. Mit Hilfe eines „Big Pictures“ wurde die Dokumentation skizzieren vorbereitet und einvernehmlich gleichwertige Arbeitspakete entwickelt (Abbildung 5). Erfolgsfaktoren für die gute Leistung waren auch der sehr gute Gruppengeist, die Verlässlichkeit, Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit sowie das Engagement und die Kreativität der Studierenden sowohl in den Selbstlernphasen als auch in den Präsenzveranstaltungen.

Teilnehmerinnen des Fachprojekts waren: Evelyn Armbruster, Amy Böcker, Corinna Bühler, Verena Csicsai, Sabrina Fetzer, Anna Jürgens, Elena Kugler, Judith Kuhn, Sylvia Lanz, Johanna Mosebach, Katrin Schmeißer, Susanne Wagner, Katharina Walch, Meike Wiedmann

Betreut wurden sie von Dr. Siegfried Mauch

Stuttgart, den 05.05.2017

Redaktionsbesuch beim Staatsanzeiger

In Rahmen des Fachprojekts “Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Verwaltung” besuchten Studierende der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg am 8. März 2017 die Redaktion des Staatsanzeigers.

Eine Gesprächsrunde mit Chefredakteurin Breda Nußbaum und Geschäftsführer Joachim Ciresa gab interessante Einblicke in die Abläufe eines modernen Medienhauses. Die Studierenden erfuhren mehr über die einzelnen Geschäftsfelder des Staatsanzeigers. Zahlreiche Fragen zum Redaktionsalltag, der Rolle und Bedeutung des Staatsanzeigers für die öffentliche Verwaltung oder der Berichterstattung bei politisch schwierigen Themen, wurden beantwortet.

Auch die Kommunikation der Verwaltung mit dem Bürger und den Medien war ein Thema des Besuchs. Was kann die Verwaltung in ihrer Außendarstellung noch besser machen? Wie verhält man sich im Umgang mit der Presse?

Information:

Das Fachprojekt “Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die Verwaltung” wird im Studienjahr 2016/2017 während des Grundstudium des Studiengang “Public Management” der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg angeboten. Im Fachprojekt haben die Studierenden erste Berührungspunkte mit den einzelnen Instrumenten der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und arbeiten an einem Projekt. Betreut wird das Fachprojekt von Herrn Julian Meier, beschäftigt beim Referat “Bürgerinformation” des Landesamtes für Geoinformation und Landentwicklung Baden-Württemberg.

Studierende zu Besuch beim Staatsanzeiger. Foto: Wirth, Staatsanzeiger

Morgenstadt Werkstatt – Ein Fachprojekt arbeitet für die Zukunft!

Digitales Bürgerbüro, Verwaltung 4.0, Smart City – all diese Schlagwörter sind Ausdruck der digitalen Transformation, die uns längst erreicht hat. So stehen unsere Kommunen vor der Herausforderung, Altes und Neues zu verbinden, um das zu erhalten, was uns wichtig ist, und gleichzeitig zu verhindern, was wir nicht wollen z. B. dass wir nicht hoffnungslos ins europäische Hintertreffen geraten. Dies erfordert auch, dass sich Kommunen stellenweise neu erfinden müssen. Vor diesem Hintergrund fand unter dem Motto „Morgenstadt Werkstatt – Urbane Technologien gemeinsam entwickeln“ am 27. und 28. September 2016 ein sogenannter Makeathon statt, an dem sich an Innovation und kommunaler Entwicklung Interessierte zusammenfanden, um gemeinsam zukunftsträchtige Ideen zu entwickeln und auszuarbeiten.

Rund 50 Teilnehmer/innen   aus unterschiedlichsten Institutionen und Bereichen nutzten diese Möglichkeit, darunter auch das Fachprojekt Digitale Kommune mit elf Studierenden, begleitet von Herrn Benjamin Döz und Frau Prof. Dr. Birgit Schenk. Ihr Ziel war es, an Neuem mitzudenken und die eigenen Ideen auf den Prüfstand zu stellen.

Bildquelle: https://blog.iao.fraunhofer.de/content/uploads/13-2.jpg

Nach einer Einführung und einer Reihe Impulsvorträge bereits erfolgreicher Innovatoren, stellten die Teilnehmer/innen ihre eigenen Ideen vor, um aus dem Teilnehmerkreis Interessierte zur Mitarbeit zu gewinnen oder sich für andere Ideen zu begeistern und daran mitzuarbeiten. So teilten sich die Studierenden auf, um an zwei der sechs konkreten Ideen weiterzuarbeiten: kommune.digital (Digitalisierung und Optimierung z. B. des Wohnsitz-Ummeldeprozesses für Verwaltung und Studierende in Hochschul-Städten) sowie Sicherheit auf Veranstaltungen (ein Projekt von und mit der Polizeidirektion Stuttgart).

Nach zwei Tagen kreativen intensiven Arbeitens der bunt zu Teams zusammengewürfelten Experten wurden die Ergebnisse aller sechs Gruppen präsentiert und durch eine Jury des Fraunhofer IAO prämiert. In die Bewertung flossen sowohl das Konzept als auch der entwickelte Prototyp mit ein. Die Gruppe „safEvent“ – Sicherheit auf Veranstaltungen wurde für einen der vier Preise  nominiert!

Bildquelle: http://www.morgenstadt.de/content/dam/morgenstadt/de/images/veranstaltungen/morgenstadt-werkstatt/bilder-tag-2/532A0535.jpg

Auch wenn nicht beide Ideengruppen, in denen unsere Studierenden mitarbeiteten einen Preis erhielten, haben alle gewonnen. Denn es waren zwei spannende Tage für die Teilnehmer/innen des Fachprojektes „Digitale Kommune“, die einen weiten Blick über den Tellerrand des im Studium Vermittelten ermöglichten und die momentanen Entwicklungen für die Zukunft deutlich machten.

Weitere Informationen siehe http://blog.iao.fraunhofer.de/zwei-tage-in-der-stadt-von-morgen/

Smart Cities – ein Baustein zur Nachhaltigkeit?

Vortrag von Katharina Große, ZU, am 19. Oktober 2016 um 15:55 Uhr an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg

Gäste sind herzlich willkommen!

Nachhaltigkeit beschreibt laut Duden für eine „längere Zeit anhaltende Wirkung.“ Meist wird Nachhaltigkeit unter dem Aspekt der Ökologie betrachtet und gemäß Duden als  Prinzip interpretiert, „nach dem nicht mehr verbraucht werden darf, als jeweils nachwachsen, sich regenerieren, künftig wieder bereitgestellt werden kann.“ Die rapide Entwicklung digitaler Technologie kann einen großen Beitrag dazu leisten, Ressourcen nachhaltiger zu verwenden: GPS-Navigation ermöglicht Landwirten, ihre Böden schonender zu pflügen; smarte Müllcontainer tragen zu sparsamen Planung von Transportfahrzeugen bei; intelligente Netze sorgen für optimierten Stromverbrauch. Zunehmend wächst aber auch das Bewusstsein, dass Nachhaltigkeit nicht nur auf ökologische Aspekte fokussieren darf. Um tatsächlich Wirkung zu erzeugen, die „längere Zeit“ anhält, müssen Veränderungen an den Wünschen und Bedürfnissen der Betroffenen orientiert werden. So rücken mehr und mehr Aspekte von Open Government in den Fokus der Diskussionen zu Nachhaltigkeit: Mängelmelder sorgen dafür, dass städtische Ressourcen dort eingesetzt werden, wo Probleme am dringendsten sind. (Online-) Bürgerbeteiligung in Stadtplanung kann sicherstellen, dass diese im Sinne der Anwohner geschieht. (Online-) Zukunftsdialoge lässt Anliegen der Bürger in die strategische Ausrichtung  von Politik einfließen. Der Vortrag „Nachhaltigkeit durch Smart und Open Government“ wird die Potentiale beleuchten, die sich aus der vernetzten Digitalisierungen und Öffnung von Regierung und Verwaltung für nachhaltige Entwicklung ergeben und die Herausforderungen aufzeigen, denen sich unterschiedliche Stakeholder-Gruppen gegenüber sehen.

Rathaus im Wandel – 10 Jahre Nachhaltige Stadtentwicklung in Ludwigsburg

Vortrag von Dipl. Verwaltungswirt Albert Geiger am 12. Oktober 2016 um 15:55 Uhr an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg

„Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorauszusagen, sondern darauf, auf die Zukunft vorbereitet zu sein“ Perikles

Städte und Gemeinden haben dank ihrer verfassungsrechtlich garantieren Selbstverwaltung und Planungshoheit nicht nur einen großen Gestaltungsspielraum, sondern auch eine daraus resultierende starke Eigenverantwortung. Für die Zukunftsfähigkeit des eigenen Standortes ist es in Zeiten der Globalisierung, des demografischen Wandels, der Ressourcenknappheit, der Digitalisierung sowie der zunehmenden Komplexität für Kommunen unverzichtbar, Perspektiven für künftige Entwicklungen rechtzeitig zu identifizieren  und über eine strukturierte Prozessgestaltung alle lokalen Kräfte zu bündeln.

Die kommunale politische Praxis reagiert auf aktuelle Herausforderungen jedoch häufig situativ und versucht angesichts des öffentlichen Erwartungsdrucks zu raschen Einzellösungen zu kommen. Dieser Umstand ist Kennzeichen eines strukturellen Defizits: entscheiden kommunalpolitische Akteure außerhalb von integrativen Gesamtstrategien, kann die Zukunftsfähigkeit einzelner Städte oder ganzer Regionen gefährdet werden.

Die nachhaltige Stadtentwicklung (NSE) hat den Anspruch die Grundlage für eine vorausschauende, transparente und integrierende Politikgestaltung zu schaffen. Dies erfordert u.a. die Überwindung des in Stadtverwaltung häufig anzutreffenden sektoralen Denkens hin u einer stärkeren Vernetzung der öffentlichen Aufgabenfelder und einer effektiven Steuerung und Koordination der Themen. Gleichermaßen ist es wichtig, die Bürgerschaft aktiv in Entscheidungs- und Planungsprozesse einzubeziehen.

Zur Ethik und Nachhaltigkeit von Twinningprojekten in Karpaten und Kaukasus – Interessen, Konflikte und Verwaltungsaufbau

Vortrag von Roland Ruiz am 28. September 2016 an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg.

Gäste sind herzlich willkommen!

Ob im Kaukasus, in Nordafrika, in Transformationsländern: überall ist Verwaltungswissen gefragt – gerade auch aus Deutschland. Um Verwaltungswissen der EU-Mitgliedsstaaten Ländern mit Kandidatenstatus, Beitrittsperspektive oder Staaten aus dem Europäischen Nachbarschaftsprogramm in Osteuropa oder Nordafrika zugänglich zu machen, hat die Europäische Union unter anderem das Instrument “Twinning” entwickelt. Seit neun Jahren arbeitet der Biologe und Journalist Roland Ruisz als Experte in den Bereichen Agrarverwaltung und Berufliche Aus- und Weiterbildung im Kaukasus, in Rumänien und Kasachstan. Er tritt ein für eine an den Bedürfnissen der Verwaltungskollegen in den Empfängerländern orientierten Haltung – weg von aller Besserwisserei, hin zu Kooperationen, die die Projektlaufzeiten überdauern. Begleiten Sie ihn und diskutieren mit ihm die Fragen Ethik und Haltung, Loyalität und persönliches Risiko, wenn es – wie in seinem jüngsten Aufenthalt im Südkaukasus – darum geht, für Armenien und Aserbaidschan zu arbeiten, die gegeneinander Krieg um Berg-Karabach führen.

Nachhaltiger Wissenstransfer in der öffentlichen Verwaltung durch ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement

Vortrag von Josef Stingl am 21. September 2016 um 15:55 Uhr an der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg.

Gäste sind herzlich willkommen!

Die Personalwirtschaft der öffentlichen Verwaltung steht wegen der zu erwartenden demographischen Veränderungen in den kommenden Jahren vor besonderen Herausforderungen. Es geht darum, künftig ein noch aktiveres und nachhaltigeres Management der Ressource Personal zu betreiben, um für die Erfüllung der vielfältigen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung auch in Zukunft gutes Personal im erforderlichen Umfang zu gewinnen, zu halten und weiter zu qualifizieren. Der zu erwartende Anstieg altersbedingter Austritte aus der öffentlichen Verwaltung rückt die Frage des Wissenstransfers und des Wissensmanagements ins Zentrum der Personalentwicklung. Eine Behörde muss ihr Wissen, ihre Kenntnis von einem Sachverhalt  auch dann nachhaltig bewahren, wenn ein neuer Bearbeiter/neue Bearbeiterin z.B. ein Absolvent/in der Verwaltungshochschule die Angelegenheit weiter bearbeiten soll. Ganzheitliche Ansätze des Dokumentenmanagements sollen sicherstellen, dass das in der Verwaltung vorhandene Fach- und Prozesswissen erfasst, dokumentiert und unkompliziert abrufbar wird. In  einem solchen Fall ermöglicht ein leistungsfähiges und gut gepflegtes   Dokumentenmanagement nachhaltig die Weitergabe von Wissen z.B.  über den Stand und Verlauf des Verfahrens.

Mit dem Vortrag soll ein Anstoß gegeben werden, wie im Bereich von Dokumentenmanagementsystemen die Herausforderung des Wissenstransfers in einer demographieorientierten und nachhaltigen Personalwirtschaft angegangen werden könnte.

Pages: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ...125 126 127 Next